Was macht eine virtuelle Assistentin und wie kann man virtuelle Assistentin werden

Wer Stichwörter wie „digitale Nomaden Jobs“ oder “ zeit- und ortsunabhängiges Arbeiten“ in Google sucht, stolpert irgendwann über den Begriff „virtuelle Assistenz“.

In diesem Beitrag möchte auf das Berufsbild der virtuellen Assistenz eingehen. Du erfährst, was eine virtuelle Assistentin bzw ein virtueller Assistent (ich verwende hier weiterhin die weibliche Form, spreche aber alle Personen damit an)  macht und wie du in das Business „virtuelle Assistenz“ einsteigen kannst. Ich arbeite seit Januar 2021 komplett orts – und zeitunabhängig als virtuelle Assistentin. Während meiner Elternzeit habe ich das Business zur „VA“ (Abkürzung virtuelle Assistentin) aufgebaut, Kunden akquiriert und mich stetig weitergebildet. In diesem Beitrag werde ich auch Einblicke in mein Business und meine Erfahrungen teilen.

Was ist eine virtuelle Assistentin?

Eine virtuelle Assistentin übernimmt Aufgaben von ihrem Auftraggeber, die ihm selber zu viel Zeit kosten. Oft liest man den Satz

“ Ich nehme dir alle Aufgaben ab, damit du dich auf dein Kerngeschäft konzentrieren kannst“.

Für mich persönlich beschreibt dieser Satz recht gut was eine virtuelle Assistentin genau macht. Dabei arbeitet sie selbstständig und ist nicht angestellt. Ihre Zeit kann sie komplett selbstbestimmt und je nach Auftragsgestaltung frei einteilen. Da man als VA nur einen Laptop und einen Internetanschluss benötigt kann man von überall aus der Welt arbeiten. Ich habe in den letzten 1,5 Jahren auch auf Reisen gearbeitet.

Häufig sind die VA´s auf bestimmte Themengebiete spezialisiert, wie zb ich auf Podcast-Management und Pinterest-Marketing.

Die Auftraggeber sind meist auch Unternehmer, meistens Einzelunternehmer oder kleine Teams.

Wer kann sich als virtuelle Assistentin selbstständig machen?

Jeder, der Lust auf Digitalisierung und Online-Business hat, kann sich als virtuelle Assistentin selbstständig machen. Der Berufstitel ist nicht geschützt. Das VA-Business ist perfekt für Quereinsteiger.

Einige wichtige Voraussetzungen solltest du aber mitbringen:

– den Willen, dich regelmäßig weiterzubilden und auf dem aktuellen Stand deines Angebotes zu halten

– In der Fülle der Online-Welt nicht ständig den Fokus zu verlieren

– den Mut unperfekt zu starten. Zu viel Perfektionismus wird dich ausbremsen die Dinge anzugehen.

Das VA-Business ist ziemlich gut geeignet für Mamas, die in Elternzeit sind und nochmal etwas ganz anderes machen möchten. Viele suchen neue Jobperspektiven um die Vereinbarkeit von Familie und Beruf geregelt zu bekommen. So war es bei mir auch. Während meiner Elternzeit habe ich mich mit Baby und Kleinkind nebenberuflich selbstständig gemacht.

Viele Quereinsteiger wagen den Sprung in das Business der virtuellen Assistenz, um selbstbestimmt und frei arbeiten und leben zu können. Der Job ist vielfältig und ich glaube darin findet jeder eine Tätigkeit, die ihm Spaß machen kann. Daher finde ich, dass das VA-Business für jedermann, der Lust auf digitales Arbeiten hat, geeignet ist.

Welche Aufgaben übernimmt eine virtuelle Assistentin?

Wenn ich dir jetzt sage, ALLES wird dir das sicher nicht helfen, oder? Theoretisch kann eine virtuelle Assistentin alle Aufgaben übernehmen, die ihr Auftraggeber auslagern will.

Lass mich beispielhaft ein paar Dienstleistungen aufzählen, die du als virtuelle Assistentin anbieten kannst:

– Backoffice Aufgaben zb E-Mails beantworten, Akquise von Kooperationspartnern etc

– Social Media Management zb. LinkedIn, Instagram oder Facebook, Posts erstellen und einplanen

– Texte schreiben oder Lektorat

– Assistenz für spezielle Berufe, die spezielle Anforderungen haben zb. Notariatsservice, Coach

– Videoschnitt

-Grafikerstellung

-Telefonsupport

Ach die Liste wird ewig lang! Ich stoppe mal lieber. Eine ganz ausführliche Liste biete ich in meinem E-Book an.

Grundsätzlich sage ich immer: Du solltest Aufgaben anbieten, die dir Spaß machen. Und nicht, weil sie vermeintlich gefragt sind. Das ist sehr wichtig.

Falls du jetzt denkst“ Nichts davon kann ich“ – keine Sorge, das dachte ich damals auch!

Brauch ich eine besondere Ausbildung oder Erfahrungen?

Theoretisch brauchst du keine besondere Ausbildung. Und selbst wenn du schon Erfahrung als Chefassistentin hast, heißt das nicht, dass du nichts mehr lernen musst. Sobald du dich entschieden hast, was du gerne anbieten möchtest bzw was dir Spaß machen könnte, geh los und bilde dich in diesem Bereich fort.

Oder baue dir Referenzen auf. Zum Beispiel einen eigenen Instagram-Account mit einem schönen Feed. – so nach Best Practise-, damit du deinen potenziellen Kunden etwas vorweisen kannst.

Bilde dich in allem weiter, was du brauchst um dein Business zu starten und aufzubauen. Dazu zähle ich auch Tools, die du lernen musst oder einfach aktuelle Strategien für dein Angebot.

Ich verrate dir wie das bei mir war. Ich habe für meine angebotene Dienstleistung „Pinterest Management“ einen Workshop besucht, der mir alles gezeigt hat, was eine „Pinterest VA“ benötigt.

Für meinen Podcast-Service habe ich mir diverse Bücher bestellt, Youtube Videos geschaut und sogar letztendlich einen eigenen Podcast gestartet. Das Podcasting macht mir bis heute sehr viel Spaß und verspricht ein weiteres Standbein zu werden.

Egal was du lernen willst: Du findest für alles einen passenden Online-Kurs oder einfach erst mal kostenlos auf Youtube. Trau dich! Du brauchst definitiv keine 20 Zertifikate dafür!

Bekomme ich finanzielle Unterstützung, wenn ich mich als virtuelle Assistentin selbstständig machen?

Ja und nein. Es kommt darauf an. Falls du nebenberuflich als virtuelle Assistentin starten möchtest, gibt es keine finanzielle Unterstützung für dich. Solltest du hauptberuflich starten wollen gäbe es die Möglichkeit einen Gründungszuschuss zu beantragen.

Ich befand mich damals noch im Elterngeldbezug und habe somit keine finanziellen Unterstützungen benötigt, bzw hätte auch keine bekommen.

Für Gründer bietet die IHK auch viele interessante kostenlose Angebote, die ich teilweise auch in Anspruch genommen habe.

Wie hoch ist der Stundenlohn als VA?

Den Stundenlohn legst du selber fest. Machen wir es kurz: Minimum 50 € netto! Bitte bitte verlange niemals weniger.

Es gibt VA´s, die für 20 € die Stunde arbeiten. Ich persönlich habe den Fehler damals auch gemacht und bin mit 30 € netto gestartet. Aktuell liegt mein Satz bei 89 € netto und ich werde die Preise noch weiter anheben. Meine Arbeit ist das wert.

Wenn du denkst, dass du keine Kunden findest, die dir 50 € oder mehr zahlen, dann wird das auch so sein. Dein Stundenlohn ist ein Spiegel deines Selbstwertes und dem deiner Zeit.

Ich verspreche dir aber: Du wirst Kunden finden, die das zahlen!

Wie kann ich als virtuelle Assistentin durchstarten?

Fang einfach an! Entsprechende Durchstarter-Challenges wie zb von Nadine Abdussalam sind super hilfreich. Ich selber habe keine davon besucht und hatte auch nie ein Coaching.

Ich hatte den Mut unperfekt loszugehen. Und das war  bei mir wirklich sehr unperfekt.

1. Überlege dir, welche Aufgaben du gerne für potenzielle Kunden übernehmen würdest.

2. Eröffne dein Gewerbe

3. Informiere deine Krankenkasse, ggf, die Elterngeldstelle, falls du Elterngeld beziehst oder auch deinen Arbeitgeber, wenn du noch angestellt bist.

4. Lege dir entsprechende Vertragsunterlagen zu

5. mach dich sichtbar auf verschiedenen Kanälen, erzähle allen Leuten, was du jetzt machst.

6. Überlege dir wie dich deine Wunschkunden finden können

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